Eine Veranstaltung sollte gut vorbereitet werden: Egal ob Firmenfeier, Workshop oder große Produktpräsentation – eine Veranstaltung zu planen bedeutet Aufwand und jede Menge Vorbereitung. Einige Details sind von Event zu Event unterschiedlich, aber manche Punkte müssen grundsätzlich geklärt werden. Welche das sind, erfährst du hier.
Je größer das Event ist desto mehr muss vorher bedacht und geplant werden – Foto Pixabay
Ziel und Zweck der Veranstaltung bestimmen
Bevor du loslegst und irgendetwas buchst, ist es wichtig herauszufinden, welchen Zweck deine Veranstaltung erfüllen soll. Du musst dir klar machen, wofür du Gäste einlädst, was du mit der Veranstaltung erreichen möchtest und welches Erlebnis du schaffen willst.
Unterschiedliche Ziele führen zu unterschiedlichen Entscheidungen hinsichtlich Konzeption, Gestaltung und Ressourcenplanung. Eine Produktpräsentation verlangt eine andere Gestaltung als ein Workshop oder eine Feier. Indem du den Zweck im Vorfeld definierst, kannst und solltest du alle weiteren Schritte darauf ausrichten und dafür sorgen, dass am Ende alles Hand in Hand geht.
Location und Rahmenbedingungen festlegen
Eine gescheite Location zu finden ist die erste große Hürde bei der Eventplanung. Je nachdem, wie groß das zu erwartende Publikum ist, brauchst du eine Halle oder eine Fläche, die mit den geltenden Sicherheitsbestimmungen konform gehen kann. Erreichbarkeit und Infrastruktur spielen natürlich ebenso eine Rolle, wenn auch eine untergeordnete. Wenn du eine Location gefunden hast, prüfe, welche Gegebenheiten dort schon vorhanden sind und was noch organisiert werden muss.
Programm und Ablauf der Veranstaltung
Ein klares Programm hilft dir und deinen Gästen, sich zurechtzufinden und den Tag sinnvoll zu strukturieren. Überlege dir, welche Programmpunkte du einplanen willst und wie lange sie ungefähr dauern sollen. Halte ausreichend Zeitpuffer bereit, um eventuelle Verzögerungen oder Störungen auszugleichen. Zu eng getaktete Pläne verursachen letztlich nur Stress und Hektik und führen im schlimmsten Fall sogar dazu, dass Programmpunkte möglicherweise kurzfristig entfallen. Wenn Redner, Künstler oder Moderatoren beteiligt sind, stimme den Ablauf mit ihnen genau ab, damit jeder weiß, was wann passiert.
Technik und Ausstattung: Was brauchst du wirklich?
Die Technik entscheidet oft darüber, ob eine Veranstaltung professionell oder amateurhaft wirkt. Überlege dir im Vorfeld, welche Technik du benötigst und welche Anforderungen sie erfüllen muss. Berate dich ggf. mit professionellen Dienstleistern. Bei Präsentationen könnte ein Beamer erforderlich sein, bei Musik oder DJ-Sets kommt es u.a. auf gute Lautsprecher an. Manchmal lohnt es sich, auf externe Partner zu setzen, die das passende Equipment bereitstellen.
Selbst wenn du technische Ausrüstung wie Licht und Sound kaufst, zum Beispiel auf https://www.maxiaxi.de/, solltest du sicherstellen, dass alles funktioniert und dass du im Notfall Ersatz bereithältst.
Verantwortlichkeiten und Personal für die Veranstaltung
Organisation bedeutet, Verantwortung zu übernehmen und diese sinnvoll zu delegieren. Du kannst nicht alle Aufgaben allein stemmen, daher solltest du frühzeitig klären, wer für welchen Bereich zuständig ist. Definiere Verantwortlichkeiten für Empfang, Technik, Catering oder Betreuung der Gäste. Wenn du Helfer einteilst, stelle sicher, dass jeder seine Aufgaben kennt und auch weiß, wo er Unterstützung bekommt, falls etwas nicht nach Plan läuft.
Sicherheitsmaßnahmen und Notfallplanung
Auch wenn du dir wünschst, dass alles reibungslos abläuft, solltest du auf mögliche Zwischenfälle vorbereitet sein. Sicherheit ist ein Bereich, den du früh im Planungsprozess bedenken musst – allein schon aus rechtlichen Gründen. Dazu gehört, dass Fluchtwege freigehalten und gekennzeichnet und eventuell Sanitäter oder auch Security eingeplant werden, wenn es die Art und Größe deiner Veranstaltung erfordert.
Eine Notfallplanung beinhaltet auch, dass du für den Fall von Stromausfällen, technischem Versagen oder sich plötzlich änderndem Wetter Ersatzlösungen parat hast. Je besser du diese Risiken durchdenkst, desto entspannter kannst du den Tag genießen und reagieren, wenn es mal anders kommt als geplant.
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